پلمپ دفاتر

الزام قانونی پلمپ دفاتر در قانون تجارت

به موجب ماده 6 ق.ت هر تاجری به استثناء کسبه جزء مکلف است نسبت به ثبت پلمپ دفاتر که در ذیل آمده و یا دفاتر دیگری را که وزارت عدلیه به موجب نظامنامه ی قائم مقام این دفاتر قرار می دهد داشته باشد.

1. دفتر روزنامه
2. دفتر کل
3. دفتر دارائی
4. دفتر کپیه.

برای اینکه اعتبار و اهمیت و سندیت دفاتر تجاری محفوظ باشد برای تهیه آن ها مقررات خاصی وضع شده است. چنانکه به موجب مواد 11 و 12 قانون تجارت باید دفاتر روزنامه و کل و دارائی قبل از ثبت هرگونه معامله از طرف نماینده اداره ثبت شماره گذاری و امضاء و پلمپ شود.
امروزه با توجه به ایجاد سیستم جدید اینترنتی، افراد می توانند از طریق سامانه اداره ثبت شرکت ها درخواست خود را نسبت به ثبت و اخذ پلمپ دفاتر تجاری اعلام نمایند.

مراحل ثبت پلمپ دفاتر تجاری در پورتال اداره ثبت شرکت ها

مرحله اول: ورود به سایت

اولین اقدام جهت درخواست پلمپ دفاتر تجاری، مراجعه به سامانه اداره ثبت شرکت ها به نشانی http://irsherkat.ssaa.ir ( قسمت پلمپ دفاتر تجاری) است. در صورتی که متقاضی پلمپ دفاتر، شخص حقوقی ثبت شده در مرجع ثبت شرکت ها باشد می بایست از قسمت اطلاعات متقاضی پلمپ، (نوع شخص متقاضی) بخش تعیین شده مربوط به شخص حقوقی را انتخاب نماید. سپس، تابعیت و شناسه ملی و شماره تلفن ثابت و کد پستی شخصیت حقوقی را در سامانه وارد نمایید. ( قابل ذکر است تمامی پیامک های مربوط به مراحل انجام کار به شماره همراه درج شده ارسال خواهد شد).

مرحله دوم:

قسمت شروع سال مالی و شروع ماه مالی را نیز تکمیل کنید. منظور از شروع سال، ماه و روز مالی انتخاب آن ها بر اساس مراتب مشخص شده در اساسنامه شخصیت حقوقی که ثبت گردیده است می باشد. تاریخ پایان سال مالی، نیز توسط سامانه محاسبه می گردد. بدیهی است تاریخ ثبت شخصیت حقوقی و درخواست پلمپ مبنای شروع سال، ماه و روز مالی نمی باشد.پس از این مرحله باید به سراغ تکمیل “اطلاعات آدرس محل دریافت دفاتر پلمپ شده” رفت.

متقاضیان عزیز توجه داشته باشند که دفاتر پلمپ شده پس از پلمپ با توجه به آدرس ذکر شده برای متقاضیان ارسال می گردد. لذا، لازم است در درج این اطلاعات توجه و دقت لازم به عمل آید. (در حال حاضر این شیوه برای شهر  تهران امکان پذیر است). در صورتی که شهر مورد نظر در گزینه های ارائه شده وجود نداشت، آن شهر هنوز به سامانه ی مذکور ملحق نشده است. در این صورت متقاضیان می بایست به همان شیوه ی گذشته عمل نمایند.

در صفحه ی بعدی باید اطلاعات شخص حقوقی را بررسی نمایید و در صورت صحت اطلاعات، بر روی گزینه ی “تایید اطلاعات شخص حقوقی” کلیک نمایید. در غیر این صورت، به واحد ثبتی مربوطه مراجعه نمایید. در گام بعدی بر اساس اطلاعات وارد شده، به کاربران شماره پیگیری اختصاص داده می شود. سپس سمت تکمیل کننده اظهارنامه  از فهرست را انتخاب کنید و اطلاعات مربوط به یکی از اعضاء هیأت مدیره را  در سامانه قید نمایید. در مرحله ی بعد اسامی بقیه اعضاء هیأت مدیره را  به همراه اطلاعات مربوط به آن ها نظیر نام، نام خانوادگی، نام پدر، تاریخ تولد و … وارد نمایید و در انتها با کلیک بر روی گزینه ی گام بعدی وارد مرحله ی بعد شوید.

در این مرحله از ثبت پلمپ دفاتر، با مشخص نمودن عضو هیأت مدیره، سمت اشخاص هیأت مدیره، مدت تصدی محدود/نامحدود و تاریخ شروع سمت را در سیستم وارد کنید. سپس وضعیت حدود حق امضاء اعضاء هیأت مدیره و پس از آن سمت عضو هیات مدیره را مشخص نمایید. فرم دیگری وجود دارد با عنوان “دفتر مورد تقاضای شخص”. در این مرحله، نوع دفتر مورد تقاضای شخص دفتر کل و روزنامه و همین طور تعداد برگ های دفتر و تعداد جلدهای دفتر را وارد کنید و اطلاعات وارد شده را ذخیره نمایید.پس از طی مراحل ذکر شده، وارد صفحه ی تایید صحت اطلاعات خواهید شد. در این مرحله می بایست گزینه ی تایید اظهارنامه پلمپ و مدارک مورد نیاز را انتخاب کنید.

بعد از تکمیل اطلاعات در سامانه و انجام صحیح مراحل اینترنتی ثبت پلمپ دفاتر و کلیک بر روی پذیرش نهایی، می بایست اصل اظهارنامه پلمپ دفاتر مهر و امضاء شده دریافتی از اینترنت را به همراه سایر مدارکی که در ذیل ذکر خواهد شد، به اداره ثبت ارسال نمایید تا اداره پست دفاتر پلمپ را به آدرسی که در سامانه قید نموده اید ارسال نماید. پس از ارسال مدارک و اخذ کد پیگیری، بر روی گزینه ی پلمپ دفاتر کلیک کنید.شماره پیگیری و تاریخ تحویل مدارک به پست را در سامانه درج نمایید و در انتها بر روی گزینه ی پذیرش نهایی، کلیک کنید و وارد مرحله ی بعدی شوید.

بعد از ارسال مدارک، کارشناس حقوقی مدارک را بررسی می کند و پس از بررسی چنانچه مدارک مورد تایید کارشناس مربوطه قرار گرفته باشد، (پیگیری درخواست از طریق همین سامانه امکان پذیر است) اجازه ی پرداخت وجه دفاتر و پلمپ آن ها صادر می گردد. در این صورت متقاضیان می بایست با ورود به سامانه وجه تعیین شده را به صورت اینترنتی پرداخت نمایند. نکته: چنانچه کاربر نیاز به دفاتر خاص داشته باشد می بایست پس از اتمام مراحل درخواست و تایید نهایی در سامانه به ادارات پست مرکز استان یا شهرستان مراجعه نموده و نسبت به تحویل دفاتر اقدام نماید.

پلمب دفاتر چیست؟

تمامی سازمان‌ها اعم از موسسات و شرکت‌ها پس از ثبت شرکت ، چنانچه شامل قوانین مالیاتی باشند می‌بایست جهت اخذ پلمپ دفاتر خود، اقدام نمایند. تا بتوانند کلیه‌ی حساب‌های مالی خود را تحویل سازمان امور مالیاتی دهند. این دفاتر جزئی از دفاتر رسمی می‌باشند و می‌بایست تمام فعالیت‌های مالی شرکت در زمینه کاری خود، کاملا خوانا، بدون خط خوردگی و یا لاک گیری وارد آن‌ها شود.
در ابتدای هر سال مالی، شرکت‌ها دفتر نو دریافت می‌کنند. سپس با مراجعه به اداره ثبت شرکت‌ها، دفاتر مذکور را که به تاریخ روز پلمپ قانونی شده‌اند دریافت می‌نمایند، تا از سوء استفاده احتمالی جلوگیری شود. همچنین سازمان‌ها در پایان هر سال مالی که اظهار نامه‌ی مالی خود را تحویل می‌دهند، می‌بایست این دفاتر را نیز جهت استناد، به اداره دارایی تحویل دهند.
بر اساس ماده ۶ قانون تجارت، هر تاجری به جز کسبه خرد و جزء، باید دفاتری شامل دفتر کل،‌ دفتر روزنامه، دارایی و کپیه را به موجب قانون داشته باشند. دفاتر روزنامه و کل باید به صورت اجباری تهیه شوند. باید دقت داشته باشید از مهم‌ترین مسائل مالیاتی شرکت شما، همین درخواست و ثبت پلمپ دفاتر به موقع است
تهیه پلمپ دفاتر جزء قوانین می‌باشد و الزامی است. در صورت عدم اجرا جریمه‌ی مالیاتی مشمول شخص یا شرکت مربوطه می‌شود. شرکت‌هایی که فعالیت ندارند نیز باید دفاتر مالی خود را تهیه و جهت ثبت عدم فعالیت خود، دفاتر را به صورت سفید به اداره مالیات تحویل دهند. ضروری است تمام این دفاتر به مدت ۱۰ سال بعد از تمام شدن سال مالی نیز، نگهداری شوند

پلمپ دفاتر قانونی شرکت از الزامات سالانه شرکتها بوده که عدم دریافت آن تمام زحمات مالی ۱ ساله شما را هدر می دهد. سامانه درخواست و ثبت نام پلمپ دفاتر قانونی شرکت در اداره ثبت به صورت آنلاین بوده که اگر قادر به انجام ان نبودید با هزینه ای بسیار اندک این کار را می توانید به ما بسپارید

اگر کسب و کاری داشته باشید که طبق قانون، ملزم به داشتن دفتر پلمپ باشید ولی در طول سال مالیِ جاری برای دریافت چنین دفتری اقدام نکنید جریمه مالیاتی به شما تعلق می‌گیرد. بنابراین دریافت دفاتر پلمپ، موضوع مهمی است و بهتر است با این نوشته همراه باشید تا در مورد آن بیشتر بدانید

انواع پلمپ دفاتر

دفاتر قانونی انواع مختلفی دارند و هر کدام برای امر به خصوصی مورد استفاده قرار می‌گیرند. دفاتر قانونی به دو نوع دفاتر رسمی و دفاتر غیر رسمی تقسیم می‌شود. ابتدا به تعریف دفاتر رسمی قانونی و نحوه استفاده از آن و کاراییشان می‌پردازیم.
الف) دفاتر رسمی:
طبق قانون تجارت، ۴ نوع دفاتر قانونی رسمی داریم که شامل موارد ذیل است:
● دفتر روزنامه
● دفتر کل
● دفتر دارایی
● دفتر کپیه
انواع دفاتر پلمپ روزنامه
دفتر روزنامه با نام‌های دفتر روزنامه عمومی و اختصاصی نیز شناخته می‌شوند. در دفتر روزنامه، تمامی رویدادهای مالی و محاسباتی، معامله‌های تجاری، اسناد تجاری براساس اصول و ضابطه‌های مرتبط با قانون تجارت و تنظیم دفاتر قانونی همراه با استانداردهای حسابداری ثبت و درج می‌گردند.
الف- دفتر روزنامه عمومی
این دفتر شامل دو ستون بستانکار و بدهکار است. شرکت یا مؤسسه‌های تجاری کوچک برای ثبت معاملات و رویدادهای مالی خود بیشتر از این نوع از دفاتر قانونی استفاده می‌کنند

ب- دفتر روزنامه اختصاصی

از طرف دیگر روزنامه اختصاصی برای شرکت‌ها و مؤسسه‌های تجاری بزرگ کاربرد دارد. در این دفاتر قانونی تعداد بیشماری از معاملات تجاری تکراری ثبت می‌شوند. اکثر فعالیت‌های مالی این شرکت‌ها در دفتر روزنامه اختصاصی به چهار گروه تقسیم می‌شوند و اطلاعات آن‌ها جداگانه درج می‌گردد.
دفتر روزنامه خرید، پرداخت‌های نقدی، فروش و دریافت‌های نقدی از این قبیل هستند که شامل اطلاعات مالی براساس تاریخ داد و ستد (ستون‌های ماه و روز) و شرح آن به صورت جداگانه می‌باشد.
نکته بسیار مهم این است که عدم حضور شرکت یا شخص تحویل گیرنده در کد پستی ثبت شده رافع مسئولیت شرکت نخواهد بود.
نحوه پر کردن دفاتر پلمپ
نحوه پر کردن دفتر روزنامه
⮚ شماره ردیف (شماره سند حسابداری): شماره سند حسابداری مربوط به رویداد مالی درج می‌شود.
⮚ تاریخ: معمولا سال در قسمت بالای تاریخ درج می‌شود و در ستون مربوطه روز و ماه درج می‌شود.
⮚ شماره دفتر کل (عطف): شماره صفحه دفتر کل که اطلاعات سند مربوط به آن صفحه منتقل شده، درج می‌شود.
⮚ شرح: در سطر اول حساب‌ بدهکار، در سطر دوم حساب بستانکار و در سطر سوم توضیح مختصری از رویداد مربوطه یادداشت می‌شود.
⮚ نکته: برای هر رویداد مالی حداقل سه سطر اختصاص می‌یابد.
⮚ منقول از صفحه: پایین هر صفحه از دفتر روزنامه رسمی شماره‌ای درج شده است؛ پس از اتمام یک صفحه و برای رفتن به صفحه دیگر، شماره مذکور در بخش منقول از صفحه … درج می‌شود.
⮚ بدهکار: مبلغ بدهکار موجود در سند حسابداری به این ستون منتقل می‌شود.
⮚ بستانکار: مبلغ بستانکار موجود در سند حسابداری به این ستون منتقل می‌شود.
دفاتر رسمی کل
بر اساس ماده ۸ قانون تجارت دفتر کل دفتری است که تاجر باید کلیه معاملات را حداقل هفته‌ای یک مرتبه از دفتر روزنامه استخراج و انواع مختلف آن را تشخیص داده و جدا نموده، هر نوعی را که در صفحه مخصوصی در آن دفتر به طور خلاصه ثبت کند. در دفتر کل هر شخص یا موسسه دارای صفحه و حسابی مشخص و معین است و در این حساب صرفاً عملیات مربوط به وی ثبت می‌شود.
بنا به تجویز قانون تجارت، تنظیم دفتر کل به صورت هفته‌ای توصیه شده است. به نحوی که در پایان هفته تاجر بتواند از طریق مراجعه به ستون‌های بدهکار یا بستانکار حساب‌ها از وضعیت مالی موسسه تحت تصدی اطلاع موثق کسب کند و در خصوص روند تداوم فعالیت، تصمیمات لازم اتخاذ نمایند.
نحوه پر کردن دفاتر کل
طریقه نوشتن دفتر کل به این صورت است که در بالای صفحه عنوان حسابی که ورود و خروج وجوه برای آن روی داده است، نوشته می‌شود؛
⮚ حساب: برای هر یک از حساب‌هایی که به هر شکل درگیر رویدادهای مجموعه است، یک یا چند صفحه اختصاص داده می‌شود؛ در بخش حساب، عنوان حساب مربوطه یادداشت می‌شود.
⮚ تاریخ: همانند دفتر روزنامه، سال مورد بررسی در بالای عبارت تاریخ و در ستون‌ها، تنها روز و ماه رویداد مربوطه درج می‌شوند.
⮚ شماره دفتر روزنامه: شماره‌ای از دفتر روزنامه که اطلاعات از آن منتقل شده است.
⮚ شرح: در این ستون توضیح مختصری از رویداد درج می‌شود.
⮚ بدهکار/ بستانکار: ماهیت بدهکار یا بستانکار بودن رویدادی که از حساب مربوطه انجام شده در این ستون‌ها مشخص می‌شود.
⮚ تشخیص: پس از جمع کلیه موارد بدهکاری و کلیه موارد بستانکاری به صورت مجزا، تفاضل این دو، ماهیت باقیمانده حساب را مشخص می‌کند؛ در صورتی که جمع بدهکار بیشتر باشد باقیمانده بدهکار بوده در ستون تشخیص عبارت “بد” ثبت می‌شود؛ در صورتی که جمع بستانکار بیشتر باشد، باقیمانده بستانکار بوده در این ستون عبارت “بس” درج می‌شود.
⮚ باقیمانده: تفاضل بدهکاران و بستانکاران در این ستون درج می‌شود.

چرا باید دفاتر پلمپ را ثبت کنیم؟

برای ارائه اظهارنامه مالیاتی باید دفاتر فوق پلمپ شوند. اگر شرکتی از این کار خودداری کند توسط دارایی جریمه خواهد شد. به دلیل اهمیت مساله صادرات و واردات شرکت‌های فعال در این حوزه و داشتن کارت بازرگانی باید حتما برای دفاتر پلمپ اقدام کنید. بر اساس قانون، جریمه عدم ارائه دفاتر قانونی، معادل ۴۰درصد مالیات متعلق است. اگر دفاتر پلمپ شده شرکت، به هر دلیلی توسط ممیزان اداره دارایی رد شود، جریمه‌‌ای معادل ۲۰درصد مالیات، در نظر گرفته خواهد شد و این رقم می‌تواند هر سال، تغییر کند

به پلمپ دفاتر برای این است که شفافیت مالیاتی اصلی‌ترین دلیل نیاز برخی از افراد و کسب و کارها پس از ثبت شرکت داشته باشند. قانونگذار، تعیین کرده که برخی از کسب و کارها باید اقدام کنند.

سامانه‌ای برای این کار تعریف شده و افراد با ثبت نام در آن و پر کردن اظهارنامه، دفاتر مخصوصی را به صورت پستی دریافت می‌کنند. آنها باید کلیه امور مالی مربوط به سال جاری را در آن دفاتر بنویسند.

از این دفاتر مواظبت کنند و در موعد مقرر آن را به اداره مالیات تحویل دهند. افراد حقیقی یا حقوقیِ واجد شرایط برای دریافت دفاتر پلمپ اگر تا پایان سالی مالی اینگونه دفاتر را دریافت نکنند یا آنها را تکمیل نکنند مشمول جریمه مالیاتی خواهند شد کارت بازرگانی .

زیرا نمی‌توانند اظهارنامه مالیاتی آن سال را تکمیل کنند. برخی از افراد نیز هدف دیگری دارند. آنها قصد دارند از این دفاتر مواظبت کنند و در موعد مقرر آن را به اداره مالیات تحویل دهند. افراد حقیقی یا حقوقیِ واجد شرایط برای دریافت دفاتر پلمپ اگر تا پایان سالی مالی اینگونه دفاتر را دریافت نکنند یا آنها را تکمیل نکنند مشمول جریمه مالیاتی داشته باشند و می‌دانند که برای داشتن چنین کارتی باید ابتدا دفاتر پلمپ دریافت کنند.

آیا ثبت مشخصات هیئت مدیره در پلمپ ضروری است؟

برای ثبت مشخصات در پلمپ دفاتر اعضا باید مشخص شوند، سمت هر کدام بیان شود، مدت تصدی به صورت محدود یا نامحدود باید معلوم شود و تاریخ شروع فعالیت را هم باید ذکر نمایید. هم چنین حدود حق امضاء را هم باید مشخص نمایید. پس از آن باید اطلاعات دیگر افرادی که عضو هیات مدیره هستند را همراه با اطلاعات شخصی آنان وارد نمایید. از جمله اطلاعاتی که باید وارد نمایید می‌توان به نام و نام خانوادگی، تاریخ تولد، نام پدر و… اشاره کرد.

مهلت پلمپ دفاتر 1403

شما قبل از شروع سال مالی (در اسفند ماه هر سال) باید اقدام به درخواست دفاتر پلمپ خود نمایید. زمان تهیه دفاتر پلمپ، پیش از ابتدای سال مالی است و تحریر آن در طی سال انجام می‌پذیرد. در نهایت در پایان سال مالی به همراه اظهارنامه مالیاتی تحویل حوزه مالیاتی می‌شود.
البته دقت داشته باشید که در مورد شرکت‌های تازه تاسیس سفارش دریافت دفاتر تا ۳۰ روز پس از ثبت امکان‌پذیر است، ولی از سال دوم به بعد برای هر سال مالی، باید قبل از شروع سال مالی جدید دفاتر را تهیه کنید.

برای پلمپ دفاتر چه مدارکی مورد نیاز است؟

مدارک مورد نیاز اشخاص حقیقی

● ارائه کپی کارت ملی
● ارائه کپی پروانه کسب و مجوز فعالیت
● اصل اظهارنامه پلمپ ( با مهر و امضا)
● مجوز فعالیت کسبی
● وکالتنامه وکیل شرکت
مدارک مورد نیاز اشخاص حقوقی

● اصل اظهارنامه پلمپ با امضا
● معرفی نامه برای اشخاص دولتی
● کپی کارت ملی مدیر عامل
● کپی روزنامه تاسیس شرکت
● کپی از روزنامه حاوی تغییرات شرکت
● ارائه وکالتنامه وکیل مسئول

سامانه ثبت نام پلمپ دفاتر در سال 1403

مراحل پلمپ دفاتر تجاری اشخاص حقوقی
۱.ورود به سامانه و انتخاب شخص حقوقی
پس از ورود به سامانه چنانچه متقاضی شخص حقوقی است، در قسمت تعیین شده باید اطلاعات شرکت را وارد کند. در این مرحله باید سال، ماه، روز مالی شرکت را تعیین کنید. سپس بر اساس اساسنامه شرکت، تقویم شمسی یا تقویم میلادی را انتخاب کنید. بعد از آن باید مشخص کنید پلمپ را برای چه سالی سفارش می‌دهید. سال جاری یا سال آینده؟
۲. اطلاعات شخصیت حقوقی
در این مرحله اطلاعاتی که وارد شده را باید تایید کنید. اطلاعات تکمیل کننده اظهارنامه پلمپ دفاتر نیز پس از آن مانند اطلاعات امضا کننده اظهارنامه را وارد کنید.
۳. ثبت اطلاعات کامل هیئت مدیره شرکت / موسسه
در این مرحله باید اطلاعات تک تک اعضای هیئت مدیره شرکت را به نوبت وارد کرده و در انتهای هر یک از اطلاعات وارد شده بر روی دکمه ثبت اطلاعات شخص کلیک کنید.
۴. سمت هیئت مدیره شرکت یا مؤسسه
تمام اعضاء هیئت مدیره باید سمت آنها در این قسمت وارد شود. اطلاعات اعضائی که در مرحله قبلی به عنوان اعضاء هیئت مدیره انتخاب شده بودند را وارد کنید. در این مرحله با انتخاب هر یک از اعضاء سمت وی را مشخص کنید و بعد از مشخص کردن سمت و تکمیل اطلاعاتی که در جدول‌های ستاره دار وجود دارد.

.

مهلت دریافت پلمپ دفاتر ۱۴۰۳

همانطور که گفتیم شرکت‌ها و تاجران برای تکمیل دفاتر مذکور تا پایان سال مالی فرصت دارند. هر سالِ مالی در اسفند ماه به پایان می رسد. مثلا بعد از اسفند سال ۱۴۰۲، دیگر سال مالی ۱۴۰۲ به پایان رسیده و نمی‌توانید برای امسال اقدام کنید.

مهلت دریافت دفاتر پلمپ ۱۴۰۳ فقط تا پایان اسفند ۱۴۰۲ می باشد.

مهم: اگر تاکنون انجام نداده اید بهتر است هر چه زودتر این کار را انجام داده و آن را به اواخر سال موکول نکنید، زیرا که احتمال بسته شدن سامانه یا رد شدن درخواست متقاضیان به دلیل تعدد درخواست ها وجود دارد. نکته دیگر اینکه حتی اگر برای امسال، هیچگونه فعالیت تجاری و مالی نیز نداشته باشید همچنان موظف به دریافت دفاتر خود هستید.

انواع دفاتر قانونی شرکت

دفاتر قانونی که اجباری باید شرکت و شخص هایی که فعالیت مالی دارند و باید هرساله به اداره مالیات ارائه کنند ۲ نوع هستند که در این قسمت آنها را معرفی می کنیم:

نوع اول از دفاتر پلمپ؛ دفتر روزنامه

دفتر روزنامه نوعی از دفاتر پلمپ است که باید به صورت روزانه، تکمیل و پر شود. یعنی اینکه بازرگانان یا مدیران شرکت ها به محض انجام هرگونه معامله یا مراوده مالی باید آن را در دفتر روزنامه خود یادداشت کنند.

بنابراین دفاتر روزنامه، اصطلاحا دم دستی ترین نوع از دفاتر پلمپ هستند که ممکن است هر روز با آنها سروکار داشته باشیم. آنچه که در دفاتر روزنامه یادداشت می شوند طیف وسیعی از مراودات تجاری هستند.

از جمله واردات و صادرات، داد و ستد اوراق تجاری، خرید و فروش و … همه این موارد باید همراه با جزئیات و تاریخ و به شکلی منظم در دفتر روزنامه درج شوند. در درجه اول، بهتر است هر معامله ای که انجام شد همان روز در دفتر روزنامه درج شود. منتها اگر به دلایلی این کار مقدور نبود می‌توانید با یک تاخیر چند روزه اقدام به این کار کنید. منتها این تاخیر نباید از هفت روز بیشتر شود.

دومین نوع؛ دفتر کل

دفتر کل نیز نوع دیگری از دفاتر است و شباهت زیادی هم با دفتر روزنامه دارد. منتها درج اطلاعات در دفتر کل به صورت هفته ای انجام خواهد شد. مسئله مهم این است که اطلاعات درج شده در دفتر کل و دفتر روزنامه باید با هم همخوانی داشته باشند. بنابراین شاید بهتر باشد هر هفته، دفتر روزنامه خود را باز کنید و از روی آن دفتر کل را نیز تکمیل کنید.

بسته به اینکه احتمال می دهید چقدر فعالیت تجاری داشته باشید می‌توانید دفاتری با تعداد برگ های بیشتر سفارش دهید. دفاتر ۵۰، ۱۰۰ و ۲۰۰ برگی برای تاجران و شرکت های مختلف در دسترس هستند. در هنگام پر کردن اظهارنامه دفاتر پلمپ می توانید تعداد برگ های دفاتر را نیز مشخص کنید.

چند نکته مهم در مورد پلمپ دفاتر

1. «دفاتر پلمپ» فقط یک اصطلاح است و منظور این نیست که دفاتری که درخواست می دهید واقعا دارای پلمپ باشند. شما در سایت اداره ثبت شرکت ها درخواست چنین دفاتری را می‌دهند و هزینه آنها را پرداخت می کنید. اداره ثبت شرکت ها نیز دفاتری مهر و شماره گذاری شده و مختص به کسب و کار شما را تهیه کرده و برایتان ارسال می کند. همین شماره گذاری و مهر شدن دفتر ها از جانب سازمان مربوطه سبب شده است که دفاتر مذکور به عنوان «دفاتر پلمپ» معروف شوند.
2. پر کردن و تنظیم دفاتر پلمپ اهمیت زیادی دارد. باید کاملا در این کار دقت کنید و از هرگونه قلم خوردگی، اشتباه و بی نظمی در درج اطلاعات اجتناب کنید. در غیر این صورت در هنگام تحویل دفاتر پلمپ به اداره مالیات دچار مشکل شده و اطلاعات دفاتر شما غیر معتبر تشخیص داده خواهند شد.
3. اگر خود تعلل کنید و یا کلا این کار را تا پایان سال مالی جاری انجام ندهید نمی‌توانید اظهارنامه مالیاتی امسال را تحویل دهید. در نتیجه از نظر مالیاتی جریمه خواهید شد. وقتی سال مالی به اتمام رسید دیگر فرصت امسال به پایان رسیده و در سال آینده نمی‌توان سالهای قبل را انجام داد.
4. کلیه اشخاص حقیقی و حقوقی که فعالیت تجاری دارند باید اقدام کنند. این الزام حتی شامل موسسات غیر تجاری نیز می‌شود.
5. باید در حفظ و نگهداری از دفاتر پلمپ خود بسیار کوشا باشید. این دفاتر در زمره اسناد مالی و مهم قرار می‌گیرند و اگر به هر دلیلی آسیب ببینید یا گم شوند خود شما مسئول این اتفاق خواهید بود.

منظور از رد شدن دفاتر پلمپ چیست؟

وقتی که اقدام به پلمپ دفاتر کردید و این دفاتر را دریافت کردید همانطور که در متن بالا نیز گفته شد باید در نگهداری از آنها کوشا باشید. همچنین باید این دفاتر را کاملا منظم و مرتب و به شکلی خوانا تکمیل کنید.

اگر این موارد را رعایت نکنید ممکن است وقتی در پایان سال به اداره مالیات می روید دفاتر شما رد شوند. یعنی شاید مندرجات و اطلاعات دفاتر شما با آنچه که اداره مالیات انتظار دارد همخوانی نداشته و مطابق با استانداردهای این اداره نباشند.

همچنین ممکن است دفاتر پلمپ، گم شوند و صاحب دفاتر به عنوان مقصر این گم شدن تشخیص داده شود. در این موارد، گفته می شود که دفاتر پلمپ رد شده اند. حکم رد شدن دفاتر پلمپ  مشابه پر نکردن آنهاست و اشخاص را درگیر جریمه های مالیاتی خواهد کرد. نگارش درست و مراقبت از دفاتر پلمپ، مانع از رد شدن آنها توسط اداره مالیات انجام می‌شود.

آیا می توانیم بیش از ۱ بار برای پلمپ دفاتر اقدام کنیم؟

بله، می توان بیش از یک بار برای دفاتر سال جاری اقدام کرد. مثلا ممکن است دفاتر خود را گم کنید یا این دفاتر آسیب ببینند و بخواهید دوباره کل اطلاعات مالی را باز نویسی کنید. در این صورت می توانید از طریق سایت اداره (سایت اداره ثبت شرکت ها) دوباره برای دفاتر پلمپِ جدید درخواست دهید.

وقتی که دفاتر جدید را دریافت کردید به سرعت، شروع به درج اطلاعات مالی خود در آنها کنید تا در فرصت باقیمانده بتوانید دفاتر خود را به اداره مالیات تحویل دهید.

منظور از اظهارنامه پلمپ دفاتر چیست؟

اظهارنامه همان فرم یا درخواستی است که برای پلمپ دفاتر باید آن را به صورت آنلاین پر کرده و ارسال کنید. برای این کار، اطلاعات دقیقی اعم از اطلاعات شخصی و هویتی، تابعیتی، تقویم مالی، آدرس، شماره تماس، کد پستی و … از شما دریافت خواهند شد. بعد از درج صحیح این اطلاعات در فرم اظهارنامه باید تعداد برگ های دفاتر پلمپ خود را مشخص نمایید.

می توانید تا ۳ روز صبر کنید و سپس این اظهارنامه را به طور کامل، تکمیل و مهر و امضا کرده و هزینه آن را بپردازید و سپس ارسال کنید. اگر بیش از سه روز وقت بگذرد و شما هنوز اظهارنامه خود را به صورت کامل ارسال نکرده باشید اظهارنامه، منقضی می شود و باید تمام مراحل را از نو تکرار کنید.

پر کردن اظهارنامه چندان کار دشواری نیست و تنها کافیست طبق دستورالعمل خود سایت جلو بروید. باید مشخص کنید که دفاتر پلمپ سال جاری را می‌خواهید یا دفاتر سال آینده را. همچنین باید در درج درست اطلاعات دقت کنید.

اگر به عنوان یک شرکت (شخص حقوقی) اظهارنامه پر می‌کنید باید اطلاعات تمامی افراد هیئت مدیره شرکت را نیز به شکلی دقیق وارد کنید. اطلاعاتی که کاملا باید مطابق با داده های سازمان ثبت احوال باشند.

سوالات متداول

مهلت قانونی اخذ پلمپ دفاتر هر سال چه زمانی است؟

افراد حقیقی و حقوقی قبل از شروع هر سال یعنی قبل از تاریخ ۱ فروردین هر سال و در سال قبل باید برای ثبت درخواست خود اقدام کنند.

آیا دفاتری که بعد از مهلت قانونی گرفته شود ارزش دارد؟

خیر، در صورتی که پس از مهلت اخذ دفاتر اقدام کنید، این دفاتر برای اداره مالیات ارزشی نداشته و متاسفانه شما علی الرس خواهید شد.

مدت زمان صدور پلمپ دفاتر چند روز است؟

طی یکسال گذشته به طور میانگین ۲ ماه این زمان به طول انجامیده است و علت طولانی شدن این مدت افزایش درخواست و کمبود کاغذ مخصوص این کار عنوان شده است.

به موجب ماده 6 ق.ت هر تاجری به استثناء کسبه جزء مکلف است نسبت به ثبت پلمپ دفاتر که در ذیل آمده و یا دفاتر دیگری را که وزارت عدلیه به موجب نظامنامه ی قائم مقام این دفاتر قرار می دهد داشته باشد.
1- دفتر روزنامه 2- دفتر کل 3- دفتر دارائی 4- دفتر کپیه.
برای اینکه اعتبار و اهمیت و سندیت دفاتر تجاری محفوظ باشد برای تهیه آن ها مقررات خاصی وضع شده است. چنانکه به موجب مواد 11 و 12 قانون تجارت باید دفاتر روزنامه و کل و دارائی قبل از ثبت هرگونه معامله از طرف نماینده اداره ثبت شماره گذاری و امضاء و پلمپ شود.
امروزه با توجه به ایجاد سیستم جدید اینترنتی، افراد می توانند از طریق سامانه اداره ثبت شرکت ها درخواست خود را نسبت به ثبت و اخذ پلمپ دفاتر تجاری اعلام نمایند. در این مقاله برآنیم تا مراحل ثبت نام اینترنتی پلمپ دفاتر را به طور کامل شرح دهیم. لازم به یادآوری است

مراحل ثبت پلمپ دفاتر تجاری در پورتال اداره ثبت شرکت ها

اولین اقدام جهت درخواست پلمپ دفاتر تجاری، مراجعه به سامانه اداره ثبت شرکت ها به قسمت پلمپ دفاتر تجاری) است. در صورتی که متقاضی پلمپ دفاتر، شخص حقوقی ثبت شده در مرجع ثبت شرکت ها باشد می بایست از قسمت اطلاعات متقاضی پلمپ، (نوع شخص متقاضی) بخش تعیین شده مربوط به شخص حقوقی را انتخاب نماید.

سپس، تابعیت و شناسه ملی و شماره تلفن ثابت و کد پستی شخصیت حقوقی را در سامانه وارد نمایید. ( قابل ذکر است تمامی پیامک های مربوط به مراحل انجام کار به شماره همراه درج شده ارسال خواهد شد).

قسمت شروع سال مالی و شروع ماه مالی را نیز تکمیل کنید. منظور از شروع سال، ماه و روز مالی انتخاب آن ها بر اساس مراتب مشخص شده در اساسنامه شخصیت حقوقی که ثبت گردیده است می باشد. تاریخ پایان سال مالی، نیز توسط سامانه محاسبه می گردد. بدیهی است تاریخ ثبت شخصیت حقوقی و درخواست پلمپ مبنای شروع سال، ماه و روز مالی نمی باشد.

پس از این مرحله باید به سراغ تکمیل “اطلاعات آدرس محل دریافت دفاتر پلمپ شده” رفت.
متقاضیان عزیز توجه داشته باشند که دفاتر پلمپ شده پس از پلمپ با توجه به آدرس ذکر شده برای متقاضیان ارسال می گردد. لذا، لازم است در درج این اطلاعات توجه و دقت لازم به عمل آید. (در حال حاضر این شیوه برای شهر  تهران امکان پذیر است). در صورتی که شهر مورد نظر در گزینه های ارائه شده وجود نداشت، آن شهر هنوز به سامانه ی مذکور ملحق نشده است. در این صورت متقاضیان می بایست به همان شیوه ی گذشته عمل نمایند.

در صفحه ی بعدی باید اطلاعات شخص حقوقی را بررسی نمایید و در صورت صحت اطلاعات، بر روی گزینه ی “تایید اطلاعات شخص حقوقی” کلیک نمایید. در غیر این صورت، به واحد ثبتی مربوطه مراجعه نمایید.

در گام بعدی بر اساس اطلاعات وارد شده، به کاربران شماره پیگیری اختصاص داده می شود. سپس سمت تکمیل کننده اظهارنامه  از فهرست را انتخاب کنید و اطلاعات مربوط به یکی از اعضاء هیأت مدیره را  در سامانه قید نمایید.

در مرحله ی بعد اسامی بقیه اعضاء هیأت مدیره را  به همراه اطلاعات مربوط به آن ها نظیر نام، نام خانوادگی، نام پدر، تاریخ تولد و … وارد نمایید و در انتها با کلیک بر روی گزینه ی گام بعدی وارد مرحله ی بعد شوید.

در این مرحله از ثبت پلمپ دفاتر، با مشخص نمودن عضو هیأت مدیره، سمت اشخاص هیأت مدیره، مدت تصدی محدود/نامحدود و تاریخ شروع سمت را در سیستم وارد کنید. سپس وضعیت حدود حق امضاء اعضاء هیأت مدیره و پس از آن سمت عضو هیات مدیره را مشخص نمایید.

فرم دیگری وجود دارد با عنوان “دفتر مورد تقاضای شخص”. در این مرحله، نوع دفتر مورد تقاضای شخص دفتر کل و روزنامه و همین طور تعداد برگ های دفتر و تعداد جلدهای دفتر را وارد کنید و اطلاعات وارد شده را ذخیره نمایید.

پس از طی مراحل ذکر شده، وارد صفحه ی تایید صحت اطلاعات خواهید شد. در این مرحله می بایست گزینه ی تایید اظهارنامه پلمپ و مدارک مورد نیاز را انتخاب کنید.

بعد از تکمیل اطلاعات در سامانه و انجام صحیح مراحل اینترنتی ثبت پلمپ دفاتر و کلیک بر روی پذیرش نهایی، می بایست اصل اظهارنامه پلمپ دفاتر مهر و امضاء شده دریافتی از اینترنت را به همراه سایر مدارکی که در ذیل ذکر خواهد شد، به اداره ثبت ارسال نمایید تا اداره پست دفاتر پلمپ را به آدرسی که در سامانه قید نموده اید ارسال نماید.

پس از ارسال مدارک و اخذ کد پیگیری، بر روی گزینه ی پلمپ دفاتر کلیک کنید.

شماره پیگیری و تاریخ تحویل مدارک به پست را در سامانه درج نمایید و در انتها بر روی گزینه ی پذیرش نهایی، کلیک کنید و وارد مرحله ی بعدی شوید.

بعد از ارسال مدارک، کارشناس حقوقی مدارک را بررسی می کند و پس از بررسی چنانچه مدارک مورد تایید کارشناس مربوطه قرار گرفته باشد، (پیگیری درخواست از طریق همین سامانه امکان پذیر است) اجازه ی پرداخت وجه دفاتر و پلمپ آن ها صادر می گردد. در این صورت متقاضیان می بایست با ورود به سامانه وجه تعیین شده را به صورت اینترنتی پرداخت نمایند.

نکته: چنانچه کاربر نیاز به دفاتر خاص داشته باشد می بایست پس از اتمام مراحل درخواست و تایید نهایی در سامانه به ادارات پست مرکز استان یا شهرستان مراجعه نموده و نسبت به تحویل دفاتر اقدام نماید.

• مدارک مورد نیاز اخذ پلمپ دفاتر ( اشخاص حقیقی)

1- کپی کارت ملی متقاضی
2- کپی پروانه کسب و یا مجوز فعالیت کسبی

• مدارک مورد نیاز جهت  اخذ پلمپ دفاتر ( اشخاص حقوقی)

1- کپی کارت ملی مدیر عامل و مهر شرکت
2- کپی روزنامه تاسیس شرکت
3- کپی آخرین تغییرات ثبتی شرکت در روزنامه رسمی ( در صورت وجود تغییرات)
4- وکالتنامه یا معرفی نامه برای نماینده در صورتی که وکیل یا نماینده برای پلمپ دفاتر معرفی شده باشند.

• نمونه فرم گواهی پلمپ دفاتر

شرکت/خانم/آقا
دفاتر خود را در تاریخ……………تحت شماره…………………در این اداره کل پلمپ نموده است. این گواهی حسب درخواست متقاضی جهت ارائه به …………………………صادر گردیده است.
اداره ثبت شرکت ها و موسسات غیر تجاری

در انتها خاطر نشان می شویم کلیه امور مربوط به پلمپ دفاتر تجاری در کوتاه ترین زمان ممکن توسط تیم مجرب ثبت شرکت انجام می شود.
برای این منظور می توانید با همکاران ما تماس حاصل فرمایید.